Regály do archivu

Jak vybrat archivační regály na šanony, spisy a dokumenty

Správně vybavený archiv vám pomůže přehledně uložit firemní dokumentaci, účetní doklady, smlouvy, personální spisy i další písemnosti, které potřebujete uchovávat. Kvalitní archivační regály umožňují využít dostupnou výšku místnosti, usnadňují vyhledávání dokumentů a pomáhají udržovat pořádek ve spisovně.

Ať už potřebujete vybavit malý firemní archiv nebo větší místnost s několika regálovými řadami, při výběru regálu do archivu doporučujeme zohlednit především následující parametry:

• Hloubka polic – pro běžné pákové pořadače A4 a archivní krabice doporučujeme především regály s hloubkou 40 cm. Mělčí 30cm modely mohou být vhodné do menších prostor, ale je nutné ověřit rozměry ukládaných dokumentů.
• Nosnost polic – větší množství šanonů a archivních krabic může představovat značnou hmotnost. Běžné regály Standard mají nosnost až 175 kg na polici, celokovové modely Standard běžně 120 kg na polici.
• Výška a počet polic – pětipolicové modely jsou praktické pro běžné archivy, zatímco vyšší šestipolicové regály mohou nabídnout další úložnou kapacitu. Důležitý je také bezpečný přístup k horním policím.
• Materiál konstrukce a polic – kovové regály s MDF policemi jsou vhodné do suchých spisoven, zatímco celokovové provedení nabízí snadnější údržbu a neobsahuje dřevovláknité desky.
• Možnost vytvoření sestavy – při vybavování větších archivů můžete využít několik regálů stejné řady, případně kompatibilní spojovací prvky.

Při návrhu archivu nezapomeňte také na dostatečně široké průchody, bezpečné ukotvení regálů, únosnost podlahy a vhodné podmínky pro dlouhodobé uchovávání dokumentů.

Kovové archivační regály: Praktické řešení pro firemní spisovny

Kovové regály do archivu představují univerzální řešení pro ukládání šanonů, archivních krabic, spisů a dalších dokumentů. Díky pevné ocelové konstrukci nabízejí vysokou nosnost, různé rozměry a možnost přizpůsobení výšky polic.

Hlavní výhody kovových archivačních regálů:

• Vysoká nosnost – od celokovových regálů Standard s nosností 120 kg na polici přes Standard s MDF policemi s nosností až 175 kg až po vysokozátěžové modely Heavy.
• Přehledné uspořádání dokumentů – otevřené police umožňují rychlý přístup k šanonům, pořadačům a archivním krabicím.
• Nastavitelná výška polic – u mnoha modelů můžete rozestupy přizpůsobit různě vysokým pořadačům a úložným boxům.
• Široký výběr rozměrů – od úzkých modelů vhodných do menších spisoven až po vyšší a širší regály pro rozsáhlejší archivy.
• Lakované i pozinkované provedení – můžete vybírat podle vzhledu a prostředí, ve kterém budou regály umístěné.
• Možnost postupného rozšíření – další regály můžete přidávat podle rostoucího množství archivované dokumentace.

Samotná kovová konstrukce však neznamená, že regál chrání dokumenty před požárem, vodou nebo neoprávněným přístupem. Pro zvlášť citlivé písemnosti je potřeba zajistit odpovídající zabezpečení a vhodné archivní podmínky.

Jaké typy regálů do archivu najdete na Mamutex.cz?

Regály Standard s MDF policemi

Regály Mamutex Standard patří mezi praktická řešení pro běžné firemní archivy a spisovny. Mají ocelovou konstrukci a 4mm MDF police s nosností až 175 kg na polici.

Souvislá plocha polic poskytuje vhodný prostor pro šanony, archivní krabice, odborné knihy i dokumentové boxy.

Například pozinkovaný regál Standard 180 × 90 × 40 cm má pět polic a celkovou nosnost 875 kg.

Pro archivy s vyšším stropem můžete zvolit například černý regál Standard 240 × 90 × 40 cm se šesti policemi a celkovou nosností až 1 050 kg.

Regály s MDF policemi doporučujeme používat především v suchých prostorách. Dlouhodobá vlhkost může negativně ovlivnit nejen samotné police, ale především uloženou papírovou dokumentaci.

Celokovové regály do archivu

Celokovové archivační regály mají ocelovou konstrukci i samotné police. Neobsahují MDF ani dřevotřískové desky, a proto jsou praktické především tam, kde je požadována snadná údržba.

Běžná nosnost celokovových modelů Standard je 120 kg na polici. Pro ukládání šanonů, archivních krabic a kancelářských potřeb tak poskytují dostatečnou nosnostní rezervu při dodržení technických parametrů.

Praktickým příkladem je černý celokovový regál Standard 180 × 60 × 40 cm s pěti policemi a celkovou nosností 600 kg.

Celokovové regály se snadno čistí a jsou vhodné pro ukládání dokumentů v suchém kancelářském archivu i technickém zázemí. Odolnost proti korozi závisí na povrchové úpravě konkrétního modelu.

Důležité: Ani pozinkovaný celokovový regál neochrání papírové dokumenty před vlhkostí. Archivní místnost musí mít vhodné prostředí bez zatékání, nadměrné kondenzace a dlouhodobě vysoké vlhkosti.

Vysokozátěžové regály Mamutex Heavy

Pro rozsáhlejší archivní zázemí, těžké úložné boxy nebo objemnější skladované materiály nabízíme také vysokozátěžové regály Mamutex Heavy.

Vybrané modely mají nosnost až 500 kg na polici a 3 000 kg na celý regál. Modro-oranžové provedení využívá pevnou ocelovou konstrukci a 9mm dřevotřískové police.

Příkladem je regál Heavy 260 × 150 × 80 cm se šesti policemi a celkovou nosností 3 000 kg.

Pro běžné šanony a archivní krabice takto vysokou nosnost zpravidla nepotřebujete. Heavy je vhodnou alternativou především tam, kde kromě dokumentace ukládáte také větší nebo těžší materiál.

Při využití vysokých a těžkých regálů je nezbytné zohlednit únosnost podlahy, požadavky výrobce na kotvení a bezpečný přístup k horním policím.

Profesionální regály STOW pro rozsáhlé archivy

Pro velké spisovny a archivní sklady nabízí Mamutex také policové systémy STOW. Celokovové policové modely s nosností vybraných polic až 160 kg umožňují vytvářet modulární řady; u systémů STOW Minirack dosahuje nosnost vybraných provedení až 800 kg na polici a 4 000 kg na celý regál. Pro běžné šanony takto vysoká nosnost zpravidla není nutná, může se ale hodit při souběžném skladování těžších archivních boxů.

STOW Minirack s dřevotřískovými policemi používejte v suchém prostředí a dodržujte technické podmínky výrobce včetně stability, ukotvení a únosnosti podlahy. Konkrétní variantu najdete například v nabídce regálů STOW.

Jakou hloubku regálu na šanony a archivní krabice zvolit?

Hloubka police je při výběru archivačního regálu jedním z nejdůležitějších parametrů. Pořadače, archivní krabice a dokumentové boxy mají rozdílné rozměry, proto není vhodné vybírat regál pouze podle jeho výšky nebo nosnosti.

Pro běžné pákové pořadače A4 doporučujeme především regály s hloubkou 40 cm. Běžný pořadač A4 má výšku přibližně 32 cm a hloubku kolem 28–30 cm podle konkrétního provedení.

Praktické doporučení podle hloubky:

• 30 cm – kompaktní řešení do úzkých spisoven, vhodné pro menší dokumentové boxy, knihy a pořadače odpovídajících rozměrů.
• 40 cm – univerzální volba pro běžné šanony A4, archivní krabice a kancelářské pořadače.
• 50–60 cm – vhodné pro větší archivní boxy, objemnější dokumentaci nebo hlubší úložné nádoby.

Pro běžný firemní archiv doporučujeme například regál Standard 180 × 60 × 40 cm nebo širší Standard 180 × 90 × 40 cm.

Do úzkých místností můžete zvolit také Standard 180 × 90 × 30 cm. Před nákupem však vždy ověřte, zda budou konkrétní pořadače bezpečně uložené bez nežádoucího přesahu.

Kolik šanonů se vejde do archivačního regálu?

Kapacita archivačního regálu závisí na šířce polic, rozestupech mezi jednotlivými úrovněmi a skutečné velikosti pořadačů.

Běžný pákový pořadač A4 má hřbet široký přibližně 8 cm. Na polici o nominální šířce 90 cm se proto může vejít orientačně 10–11 pořadačů vedle sebe, pokud to umožňuje využitelná šířka konstrukce.

Pětipolicový regál o šířce 90 cm tak může při vhodně nastavené výšce polic pojmout přibližně 50–55 šanonů. Skutečná kapacita závisí na konkrétních rozměrech regálu, výšce pořadačů a prostoru mezi policemi.

Pro větší množství dokumentace můžete využít několik stejných regálů postavených vedle sebe nebo zvýhodněné balíčky regálů.

Při plánování kapacity je důležité zohlednit také hmotnost archivovaných dokumentů. Plné šanony mohou být těžké, proto vždy dodržujte maximální nosnost jednotlivých polic a rovnoměrné rozložení zatížení.

Jaký archivační regál vybrat podle typu prostoru?

Jiné požadavky má malá firemní spisovna a jiné rozsáhlý archiv s několika regálovými řadami. Následující přehled vám usnadní výběr vhodného řešení.

Uvedená doporučení jsou orientační. Při výběru vždy zohledněte rozměry dokumentů, požadavky na prostředí, nosnost polic, stabilitu konstrukce a bezpečný přístup ke skladovaným písemnostem.

Jak vytvořit přehledný archiv z několika regálů

Při archivaci většího množství dokumentů je důležitá nejen kapacita jednotlivých polic, ale také uspořádání celé místnosti.

Větší archivní regály můžete rozmístit podél stěn nebo vytvořit několik samostatných regálových řad. Pro jednotný systém doporučujeme vybírat regály stejné konstrukční řady a podobných rozměrů.

Praktické zásady organizace archivu:

• Očíslujte regály a police – například A1, A2, B1 nebo B2 podle řad a jednotlivých úrovní.
• Označte archivní krabice – uveďte typ dokumentace, období nebo interní evidenční označení.
• Rozdělte dokumenty podle agendy – například účetnictví, personalistika, smlouvy, obchodní dokumentace nebo technické podklady.
• Zachovejte dostatečné průchody – kolem regálů musí zůstat bezpečný prostor pro manipulaci s dokumenty a archivními boxy.
• Těžší krabice ukládejte níže – usnadníte manipulaci a snížíte riziko pádu těžkých předmětů z výšky.
• Průběžně kontrolujte dokumentaci – evidujte uložené písemnosti a dodržujte odpovídající pravidla jejich uchovávání a vyřazování.

Pro vybavení větší spisovny můžete využít akční balíčky regálů s více kusy. Vybrané kompatibilní konstrukce lze navíc propojit pomocí spojovacího materiálu.

Regály různých produktových řad však nejsou automaticky vzájemně kompatibilní. Při vytváření sestav vždy dodržujte doporučení výrobce.

Regály do archivu: Bezpečné skladování dokumentů

Dlouhodobé uchovávání písemností vyžaduje vhodné prostředí. Samotný regál je pouze jednou součástí správně vybavené spisovny.

Na co se při archivaci dokumentů zaměřit:

• Suché prostředí – papírové dokumenty je důležité chránit před zatékáním, kondenzací a dlouhodobě zvýšenou vlhkostí.
• Vhodná teplota – archiv by neměl být vystaven výrazným nebo dlouhodobým teplotním výkyvům. Konkrétní podmínky se mohou lišit podle typu uchovávaných materiálů.
• Ochrana před sluncem – přímé sluneční záření může postupně poškozovat papír, tisk i obaly.
• Ochrana před prachem – pro dlouhodobě uložené dokumenty doporučujeme vhodné archivní krabice nebo uzavřené obaly.
• Bezpečné uložení – dokumenty nesmějí nebezpečně vyčnívat z polic ani být vystavené riziku pádu.
• Kontrolovaný přístup – citlivé dokumenty a osobní údaje ukládejte podle příslušných bezpečnostních a organizačních požadavků.

Pozor na sklepní archivy: Sklep není automaticky vhodným prostorem pro dlouhodobé uchovávání dokumentů. Pokud se v místnosti objevuje vlhkost, zatékání nebo kondenzace, je potřeba nejdříve vyřešit podmínky prostředí.

Pozinkovaná konstrukce má zvýšenou odolnost proti korozi, ale nechrání uložené papíry před vodou. Regály s MDF nebo dřevotřískovými policemi navíc mohou při dlouhodobém navlhnutí ztrácet pevnost.

Otevřené archivační regály, nebo uzamykatelné skříně?

Otevřené regály na dokumenty jsou vhodné zejména tam, kde potřebujete rychlý přístup k velkému množství šanonů a archivních krabic.

Umožňují přehledně rozdělit dokumentaci do jednotlivých sekcí a jednoduše kontrolovat zaplnění archivu.

Pro důvěrné smlouvy, personální dokumentaci nebo jiné citlivé materiály však nemusí být otevřený regál sám o sobě dostatečným zabezpečením.

Takové dokumenty doporučujeme uchovávat v odpovídajícím uzamykatelném úložišti nebo v místnosti s kontrolovaným přístupem, podle požadavků dané organizace.

Otevřené regály Mamutex nepředstavují ohnivzdorné ani vodotěsné archivační skříně.

Jednoduchá bezšroubová montáž archivačních regálů

Mnoho regálů do archivu využívá praktickou bezšroubovou montáž. Jednotlivé díly konstrukce do sebe zapadají pomocí zámků a perforací, což usnadňuje sestavení.

Vybrané regály Standard lze podle produktových informací sestavit přibližně za 12 minut. Skutečná doba však závisí na rozměrech, konstrukci a zkušenostech uživatele.

Výhody bezšroubových regálů:

• Jednoduchá montáž – u mnoha běžných kovových modelů postačí gumová palička.
• Nastavitelná výška polic – Standard s MDF policemi umožňuje nastavení přibližně po 3,5 cm a celokovový Standard přibližně po 3 cm.
• Přizpůsobení archivním krabicím – vzdálenost mezi policemi lze u vybraných modelů upravit podle výšky ukládaných pořadačů a boxů.
• Možnost demontáže – mnoho regálů lze při přemístění archivu rozebrat a znovu sestavit podle montážního návodu.
• Možnost vytváření sestav – kompatibilní konstrukce lze spojovat pomocí odpovídajícího spojovacího materiálu.

Montáž provádějte vždy podle pokynů výrobce. Před změnou výšky police ji vyprázdněte a dodržujte požadovaný způsob zajištění celé konstrukce.

Bezpečné ukotvení regálů ve spisovně a archivu

Při skladování velkého množství dokumentů je důležitá stabilita celé regálové sestavy. Plné archivní krabice a šanony představují významné zatížení, zejména pokud jsou umístěné ve vyšších policích.

Proto doporučujeme vyšší a užší regály zajistit proti převrácení podle požadavků výrobce.

Pro kompatibilní konstrukce můžete využít kotevní sadu Mamutex pro připevnění regálu ke zdi. Vhodnost kotevního materiálu vždy ověřte podle konstrukce regálu a typu stavebního podkladu.

Pro bezpečné používání archivních regálů doporučujeme:

• Nejtěžší dokumenty ukládat do spodních polic – například plné archivní boxy a těžké pořadače.
• Dodržovat maximální nosnost – zatížení rozkládejte rovnoměrně po celé ploše police.
• Regály umisťovat na rovnou a pevnou podlahu – u rozsáhlejších archivů ověřte také dostatečnou únosnost stavební konstrukce.
• Zajistit stabilitu regálů – podle požadavků výrobce a skutečného způsobu používání.
• Zachovat volné průchody – regály nesmějí blokovat únikové cesty ani překážet při bezpečné manipulaci.
• Nevystupovat na police – regál není určený k použití jako žebřík nebo schůdky.

Samotné ukotvení nezvyšuje deklarovanou nosnost polic ani celého regálu.

Často se ptáte

Jaký regál do archivu je nejlepší na šanony A4?

Pro běžné pákové pořadače A4 doporučujeme zejména regály Standard s MDF policemi nebo celokovové regály s hloubkou 40 cm.

Praktickým příkladem je Standard 180 × 90 × 40 cm s pěti policemi a celkovou nosností 875 kg.

Jaká hloubka archivačního regálu je ideální?

Pro většinu běžných pořadačů A4 doporučujeme především hloubku 40 cm, která poskytuje rezervu pro manipulaci s dokumenty.

Regály s hloubkou 30 cm mohou být vhodné do užších spisoven, ale vždy doporučujeme ověřit skutečné rozměry pořadačů a využitelnou plochu polic.

Jakou nosnost potřebuje regál do archivu?

Záleží na množství a hmotnosti dokumentace. Běžné celokovové regály Standard mají nosnost 120 kg na polici, zatímco regály Standard s MDF policemi až 175 kg na polici.

Pro běžnou archivaci šanonů a dokumentových krabic tyto hodnoty zpravidla nabízejí dostatečnou rezervu.

Pro mimořádně těžký materiál jsou k dispozici také vysokozátěžové regály Heavy s nosností vybraných modelů až 500 kg na polici a 3 000 kg na celý regál.

Kolik šanonů se vejde na jeden archivační regál?

Na polici o nominální šířce 90 cm se může vejít orientačně 10–11 běžných pákových pořadačů se hřbetem širokým přibližně 8 cm.

Pětipolicový regál tak může při vhodně nastavených rozestupech pojmout přibližně 50–55 pořadačů. Skutečná kapacita závisí na využitelné šířce, výšce polic a konkrétních pořadačích.

Jaké archivační regály vybrat do malé spisovny?

Do menších prostor doporučujeme především kompaktní regály Standard s šířkou přibližně 60–90 cm.

Praktickou volbou je například Standard 180 × 60 × 40 cm, který nabízí dostatek úložného prostoru a díky šířce 60 cm se hodí také do menších místností.

Je lepší regál s MDF policemi, nebo celokovový?

Standard s MDF policemi nabízí souvislou úložnou plochu a nosnost až 175 kg na polici. Je vhodný do suchých archivů.

Celokovové regály mají ocelové police, snadno se čistí a neobsahují MDF desky. Jejich běžná nosnost je 120 kg na polici.

Pro dlouhodobé uchovávání papírových dokumentů je však u obou provedení důležité především suché a vhodně udržované prostředí.

Lze spojit více archivačních regálů do sestavy?

Ano, ale záleží na konkrétní konstrukci. Několik samostatných regálů můžete postavit vedle sebe a vybrané kompatibilní modely také propojit pomocí spojovacího materiálu.

Pro vybavení většího archivu můžete využít také zvýhodněné balíčky regálů.

Regály různých produktových řad nejsou automaticky vzájemně kompatibilní a jejich spojování musí odpovídat požadavkům výrobce.

Jsou archivační regály vhodné do sklepa?

Regály lze umístit také do vhodného sklepního prostoru, pokud má odpovídající podmínky. Pro dlouhodobé skladování dokumentů je zásadní suché prostředí bez zatékání a výrazné kondenzace.

Pozinkovaná ocelová konstrukce má zvýšenou odolnost proti korozi, ale nechrání papírové dokumenty před navlhnutím.

Regály s MDF nebo dřevotřískovými policemi doporučujeme chránit před dlouhodobou vlhkostí.

Jak chránit archivní dokumenty před prachem a poškozením?

Pro dlouhodobé ukládání doporučujeme používat vhodné archivní krabice, pořadače a obaly podle typu dokumentace.

Archivní místnost by měla být suchá, čistá a chráněná před zatékáním, nadměrnou vlhkostí a přímým slunečním zářením.

Citlivé dokumenty a osobní údaje je potřeba uchovávat s odpovídajícím zabezpečením proti neoprávněnému přístupu.

Jak dlouho musím archivovat firemní dokumenty?

Doba uchovávání závisí na druhu dokumentace a příslušných právních předpisech. Jiné požadavky mohou platit pro účetní záznamy, daňové doklady, mzdovou agendu nebo obchodní smlouvy.

Regály Mamutex slouží k fyzickému uložení dokumentace. Samotné používání archivačního regálu neurčuje ani nenahrazuje zákonné povinnosti týkající se uchovávání dokumentů.

Jak dlouho trvá montáž archivačního regálu?

Vybrané regály Mamutex Standard lze díky bezšroubovému systému sestavit přibližně za 12 minut.

Skutečná doba závisí na konkrétním modelu, jeho rozměrech a zkušenostech uživatele. Větší regály a sestavy mohou vyžadovat delší čas.

Jak dlouho trvá doručení regálu do archivu?

Doba doručení závisí na skladové dostupnosti, rozměrech a hmotnosti objednaných regálů i na zvoleném dopravci.

Předpokládaný termín doručení najdete u konkrétního produktu. Podrobnosti jsou uvedené v sekci Doprava a platba.

Vyberte si své regály do archivu ještě dnes

Ať už vybavujete malou firemní spisovnu, samostatný kancelářský archiv nebo rozsáhlejší archivní místnost, na Mamutex.cz najdete regály do archivu pro různé nároky na rozměry, nosnost i dostupný prostor.

Vybírat můžete ze stovek produktových variant včetně zvýhodněných sad – od praktických regálů Standard s MDF policemi s nosností až 175 kg na polici přes snadno udržovatelné celokovové regály až po vysokozátěžové regály Heavy s celkovou nosností až 3 000 kg na regál.

Pro šanony A4 doporučujeme především regály s hloubkou 40 cm, pro malé spisovny kompaktní modely a pro vybavení většího firemního archivu zvýhodněné sady více regálů.

Pokud zároveň vybavujete běžné kancelářské prostory, podívejte se také na kategorii regály do kanceláře nebo na společnou kategorii regály do kanceláře a archivu.

Vytvořte si přehledný a bezpečný archiv, kde budou mít všechny šanony, spisy, dokumentové boxy i archivní krabice své místo a kde potřebnou dokumentaci snadno dohledáte.